Email là gì? Tầm quan trọng của Email

Một phương thức liên lạc điện tử được phát minh vào những năm 1970 để liên lạc nhanh hơn trong thời đại của thư từ và điện tín đã thay đổi cách mọi người giao tiếp với nhau được gọi là Email. Vậy email là gì? Để hiểu hơn, chúng ta hãy cùng đến với bài viết.

Email là gì

Một phương thức trao đổi thông điệp ngay lập tức từ hệ thống này sang hệ thống khác với sự trợ giúp của internet được gọi là Email. Ban đầu, việc sử dụng Email được giới hạn cho những người sử dụng cùng một máy tính và nó yêu cầu người dùng trực tuyến để nhận tin nhắn. Thời gian đã thay đổi, và bây giờ chúng ta biết hộp thư trông như thế nào. Thư có thể được gửi đến nhiều người nhận và tên của người nhận có thể bị ẩn khỏi những người khác bằng cách thêm tên của họ vào Bcc.

SMTP

Quá trình này bắt đầu với sự trợ giúp của ứng dụng email bằng cách kết nối nó thông qua một máy chủ có tên là Simple Mail Transfer Protocol thông qua internet. Một cổng chuyên dụng được gán cho máy chủ để giúp máy khách chuyển các thông điệp qua mail. Cần giữ nguyên thông tin tiêu đề để địa chỉ email người nhận được chính xác. SMTP chuyển đổi thông tin để chuyển nội dung thư qua các cổng. Dấu @ hoạt động như một dải phân cách giữa tên và máy chủ thư, và do đó SMTP tìm kiếm máy chủ thư sau dấu @.

Các ứng dụng khách

Có các ứng dụng khách khác nhau cho các email như Outlook, Gmail, Thunderbird, v.v. và có thể gửi và nhận thư từ các ứng dụng khách khác nhau. Khi các miền khác nhau, SMTP sẽ tìm kiếm các miền trong Hệ thống tên miền và với sự trợ giúp của địa chỉ IP, một tín hiệu được gửi đến máy chủ của người nhận thông báo về email. Bây giờ các cổng đã được mở và thư được gửi đến máy chủ mới và quá trình giao tiếp diễn ra.

Tầm quan trọng của Email

• Giao tiếp công việc có thể được thực hiện dễ dàng mà không gặp bất kỳ vấn đề bảo mật nào và nó nhanh hơn bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác. Ngoài ra, danh bạ có thể được lưu dễ dàng với sự trợ giúp của email và các tin nhắn trước đây có thể được kiểm tra thường xuyên thay vì lưu dữ liệu trong máy chủ cục bộ. 

• Hầu hết các email đều có dòng tiêu đề, do đó dễ dàng hiểu được vấn đề bên trong email và phân loại chúng cho phù hợp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra email. Các email không mong muốn có thể dễ dàng bị bỏ qua và chuyển vào thư mục thư rác.

Không có công cụ nào khác nhanh hơn để gửi tin nhắn.

• Một công cụ giao tiếp không chính thức mà ngôn ngữ không cần phải chính thức vì nó được tạo ra để trở nên đơn giản như trong một cuộc trò chuyện để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Các email có thể được sử dụng như một công cụ để bắt đầu cuộc trò chuyện vì nó diễn ra nhanh chóng và do đó công việc kinh doanh có thể hoạt động trơn tru.
• Email nhanh hơn nó có thể được so sánh với trò chuyện 1-1. Vì nó có thể được thực hiện như một cuộc nói chuyện thông tin và như một cuộc nói chuyện kinh doanh nghiêm túc, email hoạt động kỳ diệu theo cả hai cách về tốc độ. 

Sử dụng Email

• Một công dụng được chú trọng thường xuyên hơn là chúng ta có thể liên hệ với người đó bất kỳ lúc nào trong ngày và người đó có thể đọc thư và trả lời một cách thuận tiện. Điều này làm cho email tôn trọng thời gian của cá nhân và tránh những liên lạc không cần thiết.

Phương pháp liên lạc truyền thống

• Mọi người ở mọi nơi trên thế giới từng rất tốn kém. Chỉ với một cú nhấp chuột, thư có thể được gửi đến bất kỳ ai có địa chỉ thư, giúp duy trì liên hệ dễ dàng. Và điều này được thực hiện hoàn toàn miễn phí nếu hệ thống được kết nối với internet.

Email có thể được sử dụng cho nhiều mục đích

• Điều này phụ thuộc vào người sử dụng chúng. Nó có thể được sử dụng như một phương tiện liên lạc, thông báo lỗi hoặc cập nhật, giúp nhóm hướng dẫn và hướng dẫn thực hiện, bản đồ tuyến đường cho chuyến đi, hướng dẫn cần tuân theo để làm sạch hoặc nhập viện và bất kỳ thứ gì có vẻ liên quan đến người dùng.
• Về mặt giáo dục, email có thể được gửi để đăng ký nhập học, nhận kết quả và lời mời làm việc. Nó giúp thông tin liên lạc trôi chảy và đơn giản mà mọi người thấy dễ dàng bằng cách nhấp vào nút gửi.

Lợi ích của email

Một số lợi thế được đưa ra dưới đây:

• Ưu điểm chính mà chúng ta có thể nghĩ về email là nó không cần giấy tờ. Các tài liệu hướng dẫn và cập nhật trạng thái có thể được gửi qua đường bưu điện chứ không phải đánh máy và phân phát như nhau. Điều này làm cho công việc trở nên dễ dàng với ít sự lộn xộn và thân thiện với môi trường.
• Khi có lịch sử của các email được giới thiệu cho một tài liệu cụ thể, chúng tôi có thể thêm một tham chiếu đến email và quá trình này có thể được thực hiện đơn giản hơn là đi qua toàn bộ chuỗi thư. Cảnh báo có thể được đặt cho email và có thể lên lịch để gửi email đúng giờ để người nhận nhận được thư vào thời gian dự định.

Được chia sẻ dễ dàng

• Ảnh hoặc bất kỳ tài liệu nào có thể được chia sẻ dễ dàng với nhiều người thông qua một thư duy nhất và họ sẽ nhận được thư sớm hơn. Ngoài ra, dưới dạng lưu trữ đám mây, điều này có thể được lưu vĩnh viễn trong hộp thư. Mọi chi tiết, bao gồm thời gian và danh sách người nhận đã nhận được tin nhắn, có thể được lưu và sắp xếp nếu cần bằng cách sử dụng email.
• Người dùng có thể đặt trả lời tự động cho các email họ nhận được và điều này giúp tiết kiệm thời gian.

Các nghi thức email cần tuân theo trong khi gửi email.

 Điều này giúp người dùng sắp xếp các email và kiểm tra những email quan trọng. Ngoài ra, vi-rút cũng lây lan qua các tệp đính kèm trong thư. Có thể tránh được những bất lợi nhỏ vì lợi ích lớn hơn của xã hội, và do đó, việc sử dụng email theo phương pháp tư pháp sẽ giúp ích cho mọi người theo nhiều cách.

Bảo mật email

Email được thiết kế để trở thành một nền tảng mở và có thể truy cập cho phép người dùng giao tiếp với nhau và với những người hoặc nhóm trong một tổ chức. Do đó, nó vốn không an toàn, và bảo mật email là cần thiết.

Bảo mật email là thuật ngữ được sử dụng để mô tả các kỹ thuật khác nhau có thể được sử dụng bởi các cá nhân, tổ chức và nhà cung cấp dịch vụ để bảo vệ thông tin nhạy cảm được lưu giữ trong liên lạc email và tài khoản khỏi bị truy cập trái phép, mất mát hoặc phá hủy.

Các cá nhân có thể chủ động bảo vệ tài khoản

Bằng cách tạo mật khẩu mạnh và thay đổi chúng thường xuyên. Người dùng cũng nên tạo các thư mục và bộ lọc thư rác để tách các email độc hại tiềm ẩn và thư rác, cũng như cài đặt và chạy phần mềm chống vi-rút và phần mềm chống phần mềm độc hại trên máy tính của họ.

Một số phương pháp hay nhất mà các tổ chức có thể thực thi để bảo mật email bao gồm triển khai cổng bảo mật email, đào tạo nhân viên về cách sử dụng email thích hợp và triển khai các giải pháp mã hóa email tự động.

Các cổng email xử lý và quét tất cả các email đã nhận để kiểm tra các mối đe dọa không được phép xâm nhập vào hệ thống. Cổng nhiều lớp là cách tiếp cận tốt nhất vì các cuộc tấn công ngày càng trở nên phức tạp và tinh vi. Đào tạo nhân viên về cách sử dụng email đúng cách và cách phân biệt các thư độc hại có thể giúp người dùng tránh được các thư đe dọa không bị bắt bằng cổng.

Các giải pháp mã hóa email tự động

 Được sử dụng để quét tất cả các thư gửi đi để tìm thông tin nhạy cảm. Nếu tài liệu được coi là nhạy cảm, thì giải pháp tự động sẽ mã hóa nội dung trước khi nó được gửi đến người nhận dự kiến. Quá trình này ngăn những kẻ tấn công truy cập vào thông tin nhạy cảm, ngay cả khi chúng chặn nó. Chỉ những người nhận có quyền xem email mới có thể xem nội dung được giải mã.

Các nhà cung cấp dịch vụ email cũng có thể cải thiện bảo mật email bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn và cơ chế kiểm soát truy cập và mật khẩu mạnh. Hơn nữa, các nhà cung cấp cũng nên cung cấp các giải pháp mã hóa và chữ ký số để bảo vệ các email đang chuyển và trong hộp thư đến của người dùng. Cuối cùng, các nhà cung cấp dịch vụ nên triển khai tường lửa và ứng dụng phần mềm lọc thư rác để bảo vệ người dùng khỏi các thư không được công nhận, độc hại và không đáng tin cậy.

Cấu trúc của Email

Một địa chỉ email có ba thành phần chính. Vì đơn giản, đây là cách nó có thể được chứng minh:

accountname @ domain.com

1) Tên miền

Phần này của địa chỉ email là tên của máy chủ lưu trữ email của bạn. Không nhất thiết tên miền phải luôn ở dạng .com. Nó có thể là bất kỳ thứ gì từ danh sách tiêu chuẩn của phần mở rộng tên miền (ví dụ: .org, .net, .gov, .co.in, v.v.)

Máy chủ có thể là của một nhà cung cấp dịch vụ email dựa trên web miễn phí (như Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, v.v.) hoặc máy chủ có thể thuộc về một tổ chức cụ thể (ví dụ: nếu bạn đang làm việc trong một công ty có tên XYZ… thì tên máy chủ có thể là xyz.com)

2) Tên tài khoản (hoặc tên người dùng)

Máy chủ lưu trữ email có thể lưu trữ email cho một người —hoặc hàng triệu người. Bạn có thể tưởng tượng tài khoản của mình giống như một cái lỗ chim bồ câu hoặc hộp thư mà chỉ bạn có chìa khóa. Khóa này được gọi là… vâng, bạn đoán đúng rồi!… Nó được gọi là mật khẩu ! Cho phép tôi thêm một lời khuyên ở đây. Bạn nên đặt mật khẩu của mình thật mạnh. Mật khẩu yếu có thể ảnh hưởng đến bảo mật tài khoản email của bạn.

Tất cả các tên tài khoản email trên máy chủ phải là duy nhất để máy chủ có thể gửi email đến các tài khoản khác nhau mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Không thể có hai tài khoản có cùng tên trên một máy chủ. Do đó, không thể sử dụng hai techwelkin @ gmail.com . Nhưng techwelkin @ gmail.com và techwelkin @ yahoo.com là có thể. Tên tài khoản (tức là phần trước ký hiệu @) đề cập đến người dùng / chủ sở hữu của địa chỉ email .

3) Ký hiệu @

Điều đầu tiên, trong trường hợp địa chỉ email, ký hiệu này được phát âm là at và không phải là “at the rate”

Biểu tượng này được sử dụng trong địa chỉ email để tách tên tài khoản khỏi tên miền. Khi một máy tính cố gắng hiểu một địa chỉ email, nó sẽ tách địa chỉ đó khỏi ký hiệu @. Phần địa chỉ email đứng trước @ là tên tài khoản và phần đứng sau nó là tên miền. Giản dị!

Phải có một (và DUY NHẤT một) @ đăng nhập vào một địa chỉ email. Nếu địa chỉ không có dấu này — thì đó không phải là địa chỉ email hợp lệ.

Sự khác biệt chính giữa Email và Gmail

• Email là quá trình trao đổi thư điện tử và dữ liệu kỹ thuật số qua web, trong khi Gmail là nền tảng cho phép người dùng gửi và nhận email một cách dễ dàng.

• Email có thể được định cấu hình để nhận email từ các ứng dụng email khác nhau vào một hộp thư đến, trong khi Gmail chỉ có thể định cấu hình tối đa 5 tài khoản email POP.
• Gmail có tính năng phát hiện thư rác thông minh tự động lọc các email spam. Mặt khác, email không hỗ trợ bất kỳ tính năng lọc thư rác nào.
• Tính năng lọc virus là một ưu điểm lớn trong Gmail, trong khi Email không có bất kỳ tính năng phát hiện virus nào.