Microsoft Access là gì?
BLOG Đời Sống Kiến Thức

Microsoft Access là gì? Sự khác biệt giữa Excel và Access

Rate this post

Microsoft Access là gì? Tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh nhanh chóng và dễ dàng, ví dụ: B. cho hệ thống quản lý hàng hóa, đơn đặt hàng và đặt hàng

Microsoft Access được bao gồm trong hầu hết mọi gói Office. Nhưng chính xác thì Access là gì và hệ thống cơ sở dữ liệu có thể làm gì trong thực tế? Lợi ích của Microsoft Access? Hướng dẫn về Access của Microsoft cho người mới bắt đầu

MỤC LỤC

Microsoft Access là gì?

Microsoft (MS) Access kết hợp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (DBMS) dựa trên các mối quan hệ toán học với một môi trường phát triển đơn giản. Nhiều mẫu và một công cụ thiết kế giúp người mới bắt đầu thiếu kinh nghiệm dễ dàng hơn trong việc tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu của riêng họ.

Microsoft Access là gì?
Microsoft Access là công cụ quản lý cơ sở dữ liệu do Microsoft quản lý

 Mục đích của công cụ này là các công ty có thể sử dụng nó để tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh của riêng họ cho các ứng dụng kinh doanh tương đối dễ dàng và nhanh chóng. Bằng cách này, các quy trình đa dạng nhất mà nếu không phải được thực hiện thủ công (ví dụ: trong hệ thống quản lý hàng hóa) có thể được tự động hóa. Các ứng dụng ngành khác từ người dùng bên thứ ba cũng có thể được tích hợp thông qua trình kết nối.

Sự khác biệt giữa Excel và Access

Excel và Access đều là sản phẩm của Microsoft và rất hữu ích để phân tích dữ liệu. Chúng được sử dụng rộng rãi trong các công ty và các công ty đa quốc gia lớn để gửi dữ liệu và thông tin quan trọng ra bên ngoài công ty. Nhưng Excel và Access khác nhau về cách sử dụng, bản chất và chức năng của chúng. 

Excel và Access khác nhau về cách sử dụng, bản chất và chức năng của chúng
Excel và Access khác nhau về cách sử dụng, bản chất và chức năng của chúng

Trong bài viết Excel vs Access này, chúng tôi sẽ cố gắng hiểu sự khác biệt chính giữa Excel và Access và cả hai khác nhau như thế nào về cách chúng hoạt động và phạm vi cũng như giới hạn của chúng.

Bảng so sánh Excel và Access

Dưới đây là 5 so sánh hàng đầu giữa Excel và Access

Excel truy cập
Excel rất dễ học. Nếu bạn có kiến ​​thức cơ bản về Excel, bạn có thể rút ra các phân tích và hiểu biết có giá trị từ nó Cổng là một công cụ khó học và người ta cần biết các khái niệm lập trình để khai thác và sử dụng đầy đủ tất cả các tính năng có trong cổng
Excel tương tự như tính toán trên giấy Access chứa các bảng, truy vấn, biểu mẫu, công cụ báo cáo, macro, v.v.
Excel kém linh hoạt hơn Access Quyền truy cập linh hoạt hơn Excel
Excel hoạt động với mô hình dữ liệu của một trang tính không quan hệ hoặc phẳng Access hoạt động trên mô hình của nhiều bảng và trang tính quan hệ
Excel chủ yếu được sử dụng bởi các nhà phân tích tài chính và các nhà phân tích khác cho các loại phân tích tài chính và các loại khác Access thường được sử dụng bởi MIS và những người khác trong ngành để lưu trữ và quản lý các bản ghi khác nhau

 

Microsoft Access và  hệ quản trị cơ sở dữ liệu?

  • Cơ sở dữ liệu:  Cơ sở dữ liệu là cơ sở để quản lý tệp điện tử. Chúng bao gồm một thùng chứa thường có một số bảng. Nhiệm vụ của bạn là thu thập, lưu, xử lý, lọc và hiển thị một lượng lớn các tập dữ liệu và thông tin từ các tập con đa dạng nhất. Đây có thể là thông tin và dữ liệu về con người, các sản phẩm hoặc quy trình riêng lẻ, chẳng hạn như để quản lý địa chỉ tự động của cơ sở khách hàng hoặc quản lý đơn đặt hàng.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:  Đây là ứng dụng và phần mềm quản lý chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý trong cơ sở dữ liệu. Nó cũng kiểm soát quyền truy cập và truy vấn của người dùng.

Lợi ích của Microsoft Access

Access là một, nếu không muốn nói là phần mềm cơ sở dữ liệu phổ biến nhất vì ngay cả những nhà phát triển không chuyên nghiệp cũng có thể sử dụng nó để giải quyết nhiều vấn đề kinh doanh. Các nhà phát triển chuyên nghiệp có thể tạo ra các ứng dụng đa người dùng rất phức tạp. Access nằm trong top 15 trong số khoảng 350 hệ thống cơ sở dữ liệu trên toàn thế giới và nằm trong top 10 cho các hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ trên toàn thế giới!

Phát triển nhanh chóng và ROI lớn

Với Access, một công cụ RAD (Phát triển ứng dụng nhanh) có sẵn và các ứng dụng có thể được phát triển nhanh chóng. Thường ít yêu cầu mã và lập trình hơn so với các sản phẩm khác.

Nếu vấn đề có thể được giải quyết bằng Access (thay vì một công cụ cơ sở dữ liệu khác), thì có khả năng giải pháp sẽ nhanh hơn, rẻ hơn và sẽ tối đa hóa ROI (lợi tức đầu tư) cho doanh nghiệp của bạn.

Nhiều người dùng có khả năng

Các ứng dụng Access có thể được sử dụng bởi nhiều người dùng cùng một lúc, mỗi người có thể có các quyền khác nhau và các tùy chọn đầu vào và đầu ra khác nhau.

Tích hợp với các sản phẩm MS Office khác, được sử dụng rộng rãi

Access là một phần của gói Microsoft Office. Điều này làm cho việc xử lý và xử lý thêm trong Excel, Word, Outlook và PowerPoint rất dễ dàng. Ví dụ: dữ liệu có thể được sao chép và chuyển từ Access sang Excel để (cũng) đánh giá chúng.

Là một phần của sản phẩm MS Office, Access đã có sẵn ở nhiều công ty và có thể được sử dụng mà không phải trả thêm phí. Microsoft cũng cung cấp miễn phí cái gọi là thời gian chạy mà các ứng dụng Access cũng có thể chạy trên các hệ thống không có cài đặt Access. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải chịu thêm bất kỳ chi phí vận hành nào (phí cấp giấy phép).

Các giải pháp thường khả thi mà không cần mã

Quyền truy cập đã đi kèm với rất nhiều tùy chọn nên việc lập trình thường không cần thiết. Điều này là không thể tránh khỏi đối với các ứng dụng mở rộng hơn, nhưng sau đó các chức năng có thể được triển khai với ít mã hơn so với các chương trình khác. Điều này tạo điều kiện cho việc bảo trì và phát triển thêm cơ sở dữ liệu.

Rất tốt cho việc nhập dữ liệu – Windows thường tốt hơn web

Nếu bạn phải nhấp vào nút cập nhật trên web, điều này không cần thiết trong Access. Cũng có thể dễ dàng sao chép và dán các bản ghi trong Access. Việc trình bày các mối quan hệ từ 1 đến N giữa dữ liệu và các tính năng khác (ví dụ kiểm tra chính tả) thường làm cho việc nhập dữ liệu dễ dàng và đơn giản hơn so với trên web.

Các công cụ phát triển hiện đại làm cho việc phát triển và sử dụng cơ sở dữ liệu web và ứng dụng web trở thành một lựa chọn thay thế cho cơ sở dữ liệu ngoại tuyến như Access. 

Lý tưởng cho các ứng dụng mạng

Quyền truy cập lý tưởng cho các ứng dụng trong mạng LAN của công ty nơi những người dùng khác nhau truy cập và làm việc với cùng một dữ liệu tại cùng một thời điểm. Việc xử lý phần phụ trợ (dữ liệu được lưu trữ một lần, tập trung, chẳng hạn như trên ổ đĩa mạng) và giao diện người dùng (bề mặt làm việc trên máy tính của từng người dùng) là vấn đề của Access.

Quyền truy cập cũng có thể được sử dụng trong các ứng dụng máy tính từ xa. Tuy nhiên, Access không thích hợp để hoạt động qua VPN hoặc Internet trực tiếp. Trong trường hợp như vậy, một ứng dụng web hoặc cơ sở dữ liệu web có thể là giải pháp phù hợp cho bạn. 

Nhưng cũng là một giải pháp độc lập: các tình huống không có kết nối và sao lưu dữ liệu

Các ứng dụng truy cập có thể chạy trên máy tính xách tay và hệ thống không cho phép kết nối bên ngoài. Cơ sở dữ liệu Access có thể chạy mà không cần kết nối với mạng công ty và / hoặc máy chủ. Internet không cần thiết để hoạt động. Nếu cần, bạn thậm chí có thể gửi cơ sở dữ liệu Access của mình qua email. Thật dễ dàng để sao lưu cơ sở dữ liệu Access: một bản sao đơn giản của tệp là đủ!

Hoạt động tốt

Trên các PC ngày nay, toàn bộ cơ sở dữ liệu thường có thể được lưu trong bộ nhớ, điều này cho phép làm việc cực kỳ nhanh chóng – thường nhanh hơn so với các hệ thống máy khách-máy chủ. Các yêu cầu của công ty đối với việc đánh giá (ví dụ: số lượng và độ phức tạp của các tiêu chí được tính đến để đánh giá) tự nhiên ảnh hưởng đến hiệu suất – như trường hợp của môi trường máy khách-máy chủ.

Trình tạo báo cáo xuất sắc

Báo cáo, tức là đánh giá dữ liệu của bạn sẵn sàng in, có thể được thiết kế rất thuận tiện và dễ dàng với Access, theo đó mọi yêu cầu thiết kế cụ thể không bị bỏ qua. Trợ giúp trình hướng dẫn và báo cáo phụ có thể được sử dụng để hiển thị mối quan hệ giữa các dữ liệu.

 Vì Access cũng có thể sử dụng các định dạng dữ liệu khác, nên có thể tưởng tượng được việc tạo báo cáo trong Access sử dụng dữ liệu nguồn từ các nguồn không phải chính Access. Việc phát triển các báo cáo tương tự có chất lượng thậm chí từ xa trên web (như JasperReports hoặc CrystalReports) phức tạp hơn nhiều.

Truy cập vào nhiều định dạng dữ liệu, nhập dễ dàng

Access có thể sử dụng một số lượng lớn các định dạng khác nhau, từ cơ sở dữ liệu cũ như dBase đến SQL Server hoặc cơ sở dữ liệu nguồn mở như MySQL và PostgreSQL thông qua kết nối dữ liệu ODBC. Dữ liệu từ các ứng dụng khác không chỉ có thể được sử dụng mà còn được chuyển sang Access tương đối dễ dàng.

Trình tạo truy vấn mở rộng

Khả năng tạo cái gọi là truy vấn (truy vấn) thông qua giao diện đồ họa rõ ràng và đơn giản và sử dụng các bảng khác nhau có thể được mô tả là một trong những tính năng tuyệt vời của Access. 

Điều này có nghĩa là việc đánh giá thường có thể thực hiện được ngay cả khi không có kiến ​​thức về SQL và đối với người dùng cuối (sau khi được giới thiệu thích hợp). Các truy vấn trong Access cũng có thể chứa các tham chiếu đến VBA, điều này làm tăng khả năng đáng kể: Các tiêu chí bổ sung có thể được tạo và đánh giá ở đó, sau đó được tính đến trong truy vấn. Người dùng nâng cao cũng có thể nhập SQL trực tiếp.

Trình soạn thảo mã tốt

VBA IDE cũng giống như VB và có các tiện ích tuyệt vời. Thậm chí có thể gỡ lỗi và thay đổi mã trong thời gian chạy, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian phát triển. Đây cũng là một lợi thế cho bạn, vì bạn thường nhận được mã nguồn hoàn chỉnh và có thể tự thay đổi sau đó và nếu bạn có kiến ​​thức phù hợp.

Nhược điểm của Microsoft Access

Một số nhược điểm của Access cũng xin được nêu ra ở đây để bạn có thể rõ hơn về khả năng và hạn chế và hỏi tôi những câu hỏi cụ thể về ứng dụng mong muốn của bạn. Tôi rất vui khi được tư vấn cho bạn .

 

Không thuận lợi như một ứng dụng web và chỉ trên hệ thống Windows

Access không được thiết kế để xây dựng các trang web với nó và cho phép xử lý trực tuyến. Hầu như không có bất kỳ khả năng nào cho điều này. Do đó, nên cân nhắc trước việc sử dụng cơ sở dữ liệu (Access) sau này trong quá trình lập kế hoạch: web – hoặc không phải web – hoặc web trong phạm vi nào. Cũng cần lưu ý điểm tiếp theo, cho thấy khả năng sử dụng qua Internet như thế nào.

Access chỉ chạy trên nền tảng Windows “đầy đủ”, không chạy trên Mac, iPad, Android hoặc Google OS. Tuy nhiên, các ứng dụng Access có thể được sử dụng qua Internet, ví dụ thông qua Dịch vụ đầu cuối (Máy tính từ xa) hoặc truy cập từ xa như Teamviewer / AeroAdmin / VNC. Tuy nhiên, cách tiếp cận như vậy có lẽ chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm nhỏ người dùng và không có nghĩa là một ứng dụng web thực sự cho phép hàng trăm người dùng đồng thời.

Các vấn đề cài đặt có thể xảy ra

Các ứng dụng Access yêu cầu phiên bản Access đã cài đặt. Đây có thể là Access “thực” hoặc cái gọi là phiên bản thời gian chạy. Các phiên bản Access và Office khác nhau được cài đặt cùng một lúc có thể gây ra nhiều sự cố mà thường không thể lường trước được. Điều này đòi hỏi phải có kế hoạch phù hợp. Nếu Access đã được cài đặt, như trường hợp của nhiều công ty, vấn đề này là không đáng kể. Sau đó, việc điều phối chỉ yêu cầu phiên bản Access nào được phát triển và hoạt động.

Cập nhật cơ sở dữ liệu Access cũng có thể gây khó khăn. Khi sử dụng frontend và backend, frontend thường có thể được trao đổi rất dễ dàng, nhưng dữ liệu phải được chuyển để thay thế backend bằng một cái đã được sửa đổi. Cho đến khi phiên bản mới được nhập, không có phiên bản mới nào có thể được nhập – những thứ này sẽ bị mất. Tuy nhiên, vấn đề có thể được đơn giản hóa.

Trong trường hợp ứng dụng web, phần mềm cần thiết thường đã được cài đặt sẵn trên máy chủ và thiết bị đầu cuối, chỉ có bản thân ứng dụng đó vẫn phải được cài đặt.

Bảo mật, Quyền riêng tư và Tính toàn vẹn

Tuy nhiên, cài đặt cục bộ chẳng hạn như Access không thể cung cấp bảo vệ truy cập giống như cài đặt máy chủ, ví dụ: SQL Server. Điều tương tự cũng áp dụng cho tính toàn vẹn của dữ liệu, bảo mật của dữ liệu trước những thay đổi không chủ ý. 

Trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu như SQL Server, một số biện pháp phòng ngừa có thể được thực hiện để thay đổi tài liệu và ngăn ngừa lỗi khi xử lý dữ liệu. Khả năng tạo bản sao của tệp Access vừa là ưu điểm vừa là nhược điểm: tệp này có thể được thực hiện nhanh chóng – nhưng không may là do các bên thứ ba trái phép.

Khả năng mở rộng hạn chế

Access có (vẫn) giới hạn kích thước tệp là 2 GB. Vì vậy, nếu một lượng rất lớn dữ liệu kết hợp với nhau, Access không thể đưa ra giải pháp. Việc sử dụng đồng thời Access được giới hạn ở 255 người dùng (về mặt kỹ thuật).

 Mạng hiện tại có thể đưa ra một giới hạn thực tế đối với ít người dùng hơn để thực sự có thể sử dụng đồng thời khoảng 10 đến 80 người dùng (luôn tùy thuộc vào ứng dụng và các hoạt động của ứng dụng đó).

Giới hạn thiết kế

So với những ứng dụng được phát triển hoàn toàn bằng ngôn ngữ lập trình, các ứng dụng được tạo bằng Access có nhược điểm là chúng bị giới hạn về thiết kế. Các ứng dụng truy cập có thể được hiển thị như vậy khá nhanh chóng

Ví dụ về các ứng dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Các ứng dụng cơ sở dữ liệu có thể lập bản đồ và tự động hóa các luồng quy trình phức tạp. Do đó, chúng thường được sử dụng trong hệ thống quản lý hàng hóa. 

Sau đó, họ có thể lập bản đồ toàn bộ chuỗi sản xuất, từ việc mua nguyên liệu thô đến nhập kho và các sản phẩm trung gian đến thành phẩm và bán. Điều này cũng bao gồm, ví dụ, quản lý đơn hàng và đặt hàng, tạo và tạo hóa đơn và quản lý dữ liệu khách hàng – hoặc tùy chọn chỉ các thành phần riêng lẻ của nó, tùy thuộc vào yêu cầu.

Microsoft Access có chức năng gì?

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có tổ chức các thông tin có cấu trúc. Mục đích chính của cơ sở dữ liệu là xử lý một lượng lớn thông tin bằng cách lưu trữ, truy xuất và quản lý dữ liệu.

 Sắp xếp và lập chỉ mục qua các bảng, hàng và cột để giúp tìm kiếm thông tin liên quan dễ dàng hơn. 
Sắp xếp và lập chỉ mục qua các bảng, hàng và cột để giúp tìm kiếm thông tin liên quan dễ dàng hơn.

Microsoft Access  là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu và chủ yếu hoạt động như một giao diện giữa người dùng cuối và cơ sở dữ liệu. Nó không chỉ phục vụ để ghi lại và quản lý dữ liệu hiện có và / hoặc dữ liệu mới, mà còn cung cấp nhiều chức năng để tìm kiếm và đánh giá thông tin cụ thể. Điều này có nghĩa là Microsoft Access chắc chắn có thể được mô tả như một chương trình quản lý dữ liệu giàu tính năng. 

Có vô số dữ liệu có thể được xử lý thuận tiện và nhanh chóng hơn với phần mềm thích hợp, không chỉ tại nơi làm việc mà còn ở nhà. 

Hướng dẫn về Access của Microsoft cho người mới bắt đầu

Khả năng của các ứng dụng cơ sở dữ liệu là rất lớn. Các chủ đề trợ giúp tương ứng đa dạng. Trong Trợ giúp Access của Microsoft dành cho Office 365 , bạn sẽ tìm thấy, ví dụ, các hướng dẫn và hướng dẫn sau để sử dụng các ứng dụng cơ sở dữ liệu với công cụ Access:

  • Di chuyển từ Access sang SQL Server
  • Sử dụng kiểu dữ liệu Big Number
  • Tạo cơ sở dữ liệu mới
  • Tạo bảng
  • Giới thiệu về kiểu dữ liệu và thuộc tính trường
  • Kiểm soát các định dạng nhập dữ liệu bằng cách sử dụng dấu hiệu nhập
  • Hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng các quy tắc xác thực
  • Tạo biểu mẫu trong Access
  • Các tính năng hỗ trợ trong Access
  • Ví dụ về tiêu chí truy vấn

Thay thế Microsoft Access là gì?

Microsoft không có bất kỳ kế hoạch nào để thay thế Microsoft Access trong khi cũng có kế hoạch xóa ứng dụng khỏi Office 365. Do đó, người dùng Access sẽ cần xem xét các hệ thống thay thế để chạy cơ sở dữ liệu máy tính để bàn của họ, chẳng hạn như LibreOffice Base, Zoho Creator hoặc Bubble.

Sự khác biệt giữa SQL và Microsoft Access là gì?

SQL là viết tắt của “ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc”. Nó là một ngôn ngữ chung, ban đầu được phát minh bởi IBM, để truy cập dữ liệu trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Kể từ khi SQL được tạo ra vào đầu những năm 1970, một số bản chuyển thể độc quyền đã được hình thành. Microsoft Access sử dụng phiên bản SQL rất gần với ngôn ngữ gốc, rõ ràng.

Visual Basic có còn được sử dụng cho đến ngày nay không?

Visual Basic đã trải qua một sự chuyển đổi vào năm 2002 khi nó được tích hợp vào .NET framework. Trong một thời gian, nó được gọi là Visual Basic .NET (hoặc VB.NET) nhưng bây giờ đã quay trở lại tên Visual Basic. Visual Basic vẫn được Microsoft hỗ trợ và vẫn đang được phát triển. Phiên bản mới nhất là Visual Basic 2019, còn được gọi là VB 16.0. Điều này được bán như một phần của gói Visual Studio 2019. 

Google có phiên bản Microsoft Access không?

Google Cloud gần nhất phải truy cập là Google Bigtable, một hệ thống dữ liệu lớn của NoSQL. Điều này không có trong G-Suite.

Microsoft Access sắp ngừng hoạt động?

Tình trạng hiện tại là Microsoft hoàn toàn cam kết tiếp tục phát triển và hỗ trợ Microsoft Access.

Office 365 có bao gồm Microsoft Access không?

Microsoft Access là một phần của Microsoft 365 Office Suite cho Microsoft 365 Family, Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Apps for Business và Microsoft 365 Business Standard.

Tóm lược

  • Microsoft Access là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu do Microsoft cung cấp.
  • Cho phép bạn tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo, đồng thời kết nối với sự trợ giúp của Macro
  • MS-Access sẽ cho phép bạn liên kết với dữ liệu ở vị trí hiện có của nó và sử dụng nó để xem, cập nhật, truy vấn và báo cáo.
  • Access bao gồm bốn đối tượng cơ sở dữ liệu chính : Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu và Báo cáo.
  • hai cách để tạo Cơ sở dữ liệu trong SQL Access :
  • Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu
  • Tạo cơ sở dữ liệu trống
  • hai cách để tạo Cơ sở dữ liệu trong MS Access
  • Tạo Bảng từ Dạng xem Thiết kế
  • Tạo Bảng từ Dạng xem Biểu dữ liệu
  • Bạn có thể chuyển đổi giữa biểu dữ liệu và chế độ xem thiết kế chỉ bằng cách nhấp vào nút ‘Xem’ ở góc trên cùng bên trái của chương trình Access.
  • Có thể tạo biểu mẫu bằng Trình hướng dẫn biểu mẫu, Biểu mẫu, Nhiều mục, Biểu mẫu tách
  • Macro trong cơ sở dữ liệu MS Access là một tính năng tiết kiệm thời gian cho phép bạn thêm chức năng hoặc tự động hóa các tác vụ đơn giản.
  • Báo cáo là một đối tượng trong MS Access được thiết kế để định dạng, tính toán và in dữ liệu đã chọn theo cách có tổ chức.
  • Mô-đun là một tập hợp các hàm, khai báo, câu lệnh và thủ tục do người dùng định nghĩa được lưu trữ cùng nhau như một đơn vị.